Wiki

KPI là gì? Phân loại KPI? Quy trình xây dựng hệ thống KPI chung

Chỉ số KPI hiện nay đã tương đối quen thuộc trong các công việc liên quan tới kinh doanh, dự án, nhân sự, quản lý,… Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu về KPI là gì? Có những loại KPI nào? Và làm thế nào để xây dựng hệ thống KPI chuẩn.

1. KPI là gì?

KPI (viết tắt của Key Performance Indicator) dùng để chỉ số liệu để làm công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc. KPI được tính dựa vào số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân.

KPI là viết tắt của Key Performance Indicator

2. Sự khác biệt giữa KPI, Target và Goal

Hãy tưởng tượng, bạn đặt mục tiêu sẽ đạt được IELTS 7.5 (Goal). Vậy KPI cho mục tiêu này là điểm của các mục Speaking, Reading,… Và để đạt được chuẩn KPI thì điểm của từng mục trên khi chia trung bình phải đạt 7.5.

Vậy, có thể hiểu Goalmục tiêu đề ra, KPI là các con đường dẫn tới mục tiêu đó, Target là từng viên gạch trên con đường.

Phân biệt KPI, Target và Goal

Phân biệt KPI, Target và Goal

3. Ưu, nhược điểm của chỉ số KPI

Ưu điểm của KPI

– Đo lường các mục tiêu

Bạn luôn cần một thước đo để đánh giá xem bạn đã đạt được những gì trong quá trình đạt được mục tiêu. Việc này cần thiết bởi nó giúp bạn đưa ra cái nhìn tổng quan để lên kế hoạch giúp mục tiêu chắc chắn được hoàn thành.

– Tạo môi trường học tập

Sau khi nắm rõ được mình đang ở đâu trong quá trình đạt được mục tiêu, bạn sẽ biết được điểm cần cải thiện. Nhờ đó, những cuộc hội thoại trao đổi kinh nghiệm về công việc cũng có thể diễn ra thường xuyên hơn. Việc học hỏi lẫn nhau giúp cho tập thể đi lên.

– Tạo động lực làm việc

KPI giúp thành tích của cá nhân trở nên trực quan. Từ đó sẽ triển khai các chương trình khen ngợi, thưởng, tuyên dương, động viên, nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên.

KPI có nhiều ưu điểm

KPI có nhiều ưu điểm

– Xác định các thông tin quan trọng

KPI thường dưới định dạng con số cụ thể, định lượng, đi kèm dữ liệu, do đó giúp nhà quản lý dễ dàng đọc hiểu, tiếp nhận các thông tin để từ đó đưa ra những thông tin quan trọng giúp họ đánh giá sự tiến bộ nội bộ.

– Nâng cao tinh thần trách nhiệm

KPI giúp thành tích của cá nhân trở nên trực quan. Từ đó sẽ triển khai các chương trình khen ngợi, thưởng, tuyên dương, động viên, nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên. Đồng thời, nó cũng trở thành những mục tiêu SMART, giúp tập thể có các “đích đến” chung để có thể phấn đấu trong công việc.

Nhược điểm của KPI

– Đặt KPI như thế nào là phù hợp? Làm sao có thể tính ra mức chuẩn? Đó là những câu hỏi khó, yêu cầu người lập KPI phải có chuyên môn cao, hiểu biết rõ về KPI, từ đó mới có thể xây dựng và áp dụng một cách khoa học nhất.

– Việc công khai KPI của từng nhân viên có thể khiến mọi người gặp phải áp lực.

Lưu ý những nhược điểm của KPI

Lưu ý những nhược điểm của KPI

4. Phân loại KPI

KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến lược

Chiến lược là chương trình hành động, kế hoạch hành động được thiết kế để đạt được một mục tiêu cụ thể. KPI gắn với mục tiêu mang tính chiến lược là KPI gắn với các mục tiêu chiến lược như lợi nhuận, doanh thu, thị phần, thương hiệu. Những con số này trực tiếp ảnh hưởng đến hoạt động của công ty.

Ví dụ: Sản phẩm mới ra mắt của hãng thời trang X phải đạt được lợi nhuận ít nhất 50%.

KPI gắn với mục tiêu mang tính chiến lược

KPI gắn với mục tiêu mang tính chiến lược

KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến thuật

Chiến thuật là phương pháp sử dụng để đạt mục đích cụ thể. KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến thuật là những KPI gắn với các hoạt động cụ thể nhằm đạt đến mục tiêu chiến lược.

Ví dụ: Để sản phẩm mới đạt được lợi nhuận 50% đổ lên thì số lượng người mua, số lượng người quan tâm đến sản phẩm phải đạt được ở mức Y cụ thể.

KPI gắn với mục tiêu mang tính chiến thuật

KPI gắn với mục tiêu mang tính chiến thuật

5. Cách xác định KPI, xây dựng KPI hiệu quả

Để xây dựng được KPI chuẩn và hiệu quả, nhà quản lý buộc phải có sự tìm tòi và nghiên cứu kỹ càng. KPI cần phù hợp với mục tiêu chiến lược, có tính tập trung vào một chỉ tiêu cụ thể,… Từng cá nhân khác nhau có thể có mức KPI khác nhau. Các CEO, các nhà quản lý cần hiểu được mục tiêu của tổ chức là gì, cách lên kế hoạch đạt được chúng và có những ai tham gia thực hiện các kế hoạch này trước khi bắt tay vào xây dựng được KPI.

Tham khảo tiêu chí SMART để xây dựng KPI

Tham khảo tiêu chí SMART để xây dựng KPI

Ngoài ra, người ta cũng hay dùng tiêu chí SMART để xây dựng lên KPI. Việc sử dụng thuật ngữ S.M.A.R.T được biết đến đầu tiên trong ấn bản “Management Review ” tháng 11 năm 1981 của George T. Doran. Trong đó, các yếu tố lần lượt là: Cụ thể (Specific), Đo lường được (Measurable), Có thể đạt được (Achievable), Thực tế (Realistic), Có mốc thời gian cụ thể (Time-bound).

6. Cách tính KPI đơn giản

Ta có thể áp dụng công thức:

Trong đó:

– Kết quả hoàn thành công việc là kết quả thực tế mà nhân viên đạt được.

– Chỉ tiêu là chỉ tiêu ban đầu được giao.

– Trọng số là % hiệu quả và đóng góp tới doanh nghiệp và khác nhau ở từng vị trí.

Công thức tính KPI chuẩn

Công thức tính KPI chuẩn

7. Mẫu KPI cho các vị trí, phòng ban trong công ty

Bộ phận

KPI mẫu

Nhân sự (HR)

– Số lượng CV

– Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu trên tổng số CV

– Số lượng nhân viên mới

– Chi phí tuyển dụng trung bình trên mỗi nhân viên mới

– Độ dài vòng đời nhân viên

– Tỷ lệ theo trình độ văn hoá nói chung của nhân viên

– Tỷ lệ mức độ vi phạm nội quy

– Số lượng sự kiện nội bộ hàng tháng

Marketing

– Tổng chi phí marketing

– Tỷ lệ chuyển đổi từ traffic sang khách hàng tiềm năng

– Số lượng người theo dõi trên kênh mạng xã hội

– Số lượng content mới trong tháng

– Lượng tương tác trên mỗi bài viết

– Xếp hạng từ khóa trên Google tìm kiếm

Bán hàng (Sales)

– Doanh thu

– Số lượng đơn hàng

– Tỷ lệ chuyển đổi trung bình từ Lead thành đơn hàng

– Tỷ lệ huỷ đơn hàng

– Số lượng cold call/ meeting/ demo đã thực hiện

– Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu

Chăm sóc khách hàng (CS)

– Tỷ lệ duy trì khách hàng

– Giá trị vòng đời của khách hàng

– Chỉ số hài lòng của khách hàng

– Thời gian trung bình trả lời khách liên lạc

– Tỷ lệ khiếu nại của khách hàng

– Tỷ lệ vấn đề đã giải quyết/ vấn đề tồn đọng

Sản xuất

– Thời gian hoàn thiện chu trình đơn hàng

– Tỷ lệ giao/ nhận hàng đúng hạn

– Tỷ lệ hàng đạt tiêu chuẩn khi xuất xưởng

– Mức độ gia công lại

– Mức độ chết máy hoặc Mức độ dây chuyền ngừng hoạt động

– Chỉ số chất lượng

– Chỉ số hiệu quả thiết bị tổng thể

– Chỉ số hiệu quả hoạt động bảo trì

8. Những sai lầm phổ biến khi xây dựng KPI

KPI không gắn với các mục tiêu mang tính chiến lược

Như đã nói ở trên, KPI là thước đo để không chỉ nhân viên mà cả người quản lý kiểm soát được hiệu quả làm việc. Việc theo đuổi những KPI không gắn với chiến lược sẽ gây ra tình trạng lãng phí nguồn lực và tài nguyên, đồng thời không đem lại kết quả như kỳ vọng, thậm chí là không thể hoàn thành công việc.

Tập trung KPI cho hạng mục quan trọng

Tập trung KPI cho hạng mục quan trọng

KPI không có sự thay đổi và cập nhật

Mỗi ngày, mỗi giờ thị trường đều có những sự thay đổi. Nếu công ty không kịp thời cập nhật và nắm bắt xu hướng, họ sẽ bị bỏ lại trên đường đua. KPI luôn luôn cần được tùy chỉnh để phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.

Cập nhật KPI theo dòng thời sự

Cập nhật KPI theo dòng thời sự

KPI mơ hồ, không rõ ràng

Bạn muốn đạt được một con số mục tiêu cụ thể? Nhưng bạn lại không vạch ra đường hướng để đạt được mục tiêu đó? Việc này sẽ khiến tập thể trở nên lạc lối và không thể tập trung nguồn lực để đẩy mạnh mục tiêu.

9. Một số lý do doanh nghiệp không thể đạt được KPI?

Nguyên nhân chủ yếu dẫn tới hiện tượng doanh nghiệp không thể đạt được KPI chủ yếu là do KPI chưa được xây dựng chưa đúng. Nhà quản lý cần lưu ý không mắc phải các lỗi khi đặt ra KPI hoặc chưa thực sự nắm rõ khả năng bộ máy vận hành. Ngoài ra, nên có các hình thức khen thưởng, khuyến khích nhân viên hoàn thành KPI.

Cần chú trọng khâu xây dựng KPI

Cần chú trọng khâu xây dựng KPI

Một số mẫu laptop giúp hoàn thành KPI nhanh chóng đang kinh doanh tại Thế Giới Di Động:

Bài viết đã làm sáng tỏ các thắc mắc KPI là gì và các vấn đề liên quan đến KPI rồi. Cảm ơn các bạn đã theo dõi!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Back to top button
You cannot copy content of this page